KI-AutomatisierungenAI Automations

Agenturarbeit besteht zu einem überraschend großen Teil aus Handgriffen, die sich exakt wiederholen. Ein Lead kommt herein und muss angereichert, bewertet und an die richtige Person weitergegeben werden. Kampagnendaten liegen in vier Systemen und müssen jede Woche zu einem Reporting zusammengezogen werden. Texte müssen einsortiert, Felder gepflegt, Zustände abgeglichen werden.

A surprisingly large share of agency work consists of steps that repeat exactly. A lead comes in and has to be enriched, scored and routed to the right person. Campaign data sits in four systems and has to be pulled together into a report every week. Copy has to be classified, fields maintained, states reconciled.

Jeder einzelne Handgriff ist klein. Das Problem ist die Menge: über viele Kunden, viele Kampagnen und viele Wochen summiert sich das zu einer Arbeitszeit, die niemandem etwas bringt, und zu einer Fehlerquelle, die mit der Müdigkeit wächst.

Each individual step is small. The problem is the volume: across many clients, many campaigns and many weeks it adds up to working time that benefits nobody, and to a source of errors that grows with fatigue.

Meine Aufgabe bei marketingwerk ist unter anderem, genau diese Strecken zu automatisieren: nicht als Selbstzweck, sondern damit die Zeit dort landet, wo tatsächlich Urteilsvermögen gebraucht wird.

Part of my job at marketingwerk is automating exactly these paths: not for its own sake, but so the time lands where judgment is actually needed.

Die Automatisierungen laufen als Szenarien in Make, mit Airtable als interner Datenbasis, Close CRM als Vertriebssystem, direkten API-Anbindungen an die Werbeplattformen und LLM-Schritten an den Stellen, an denen Text verstanden oder erzeugt werden muss.

The automations run as scenarios in Make, with Airtable as the internal data layer, Close CRM as the sales system, direct API connections to the advertising platforms, and LLM steps wherever text has to be understood or produced.

Davor: der FunnelBefore that: the funnel

Eine Lead-Strecke ist nur so gut wie das, was in sie hineinläuft. Die Kampagnen führen auf Funnels, die ich selbst aufbaue, und dort entscheidet sich, ob die Automatisierung danach etwas Brauchbares in der Hand hat.

A lead path is only as good as what runs into it. The campaigns lead to funnels I build myself, and that is where it is decided whether the automation downstream has anything usable to work with.

• Felder als Schnittstelle. Jedes Formularfeld ist später eine Spalte in der Datenbank und eine Bedingung im Szenario. Ein frei getipptes Feld, wo eine Auswahl gereicht hätte, verursacht Aufräumarbeit für die gesamte Laufzeit der Kampagne.
• Fields are the interface. Every form field later becomes a column in the database and a condition in the scenario. A free-text field where a fixed choice would have done creates cleanup work for the entire runtime of the campaign.
• Qualifizierung passiert im Funnel, nicht danach. Ein paar richtig gestellte Fragen sortieren mehr vor als jedes Scoring hinterher, weil sie die Antwort erfassen, solange die Person noch da ist.
• Qualification happens in the funnel, not after it. A few well-placed questions filter more than any scoring afterwards, because they capture the answer while the person is still there.
• Tracking gehört zum Aufbau. Ohne saubere Zuordnung von Abschluss zu Kampagne und Anzeige fehlt später genau die Spalte, an der die Optimierung hängt. Nachträglich lässt sie sich nicht rekonstruieren.
• Tracking is part of the build. Without a clean mapping from submission to campaign and ad, the one column the optimization depends on is missing later. It cannot be reconstructed after the fact.

Die Lead-StreckeThe lead path

• Neue Leads laufen über Webhooks ein, unmittelbar beim Absenden statt im Stundenrhythmus.
• New leads arrive via webhooks, the moment the form is submitted rather than on an hourly cycle.
• Sie werden automatisch angereichert: fehlende Felder ergänzt, Formate normalisiert, Dubletten erkannt.
• They are enriched automatically: missing fields filled in, formats normalized, duplicates detected.
• Ein Scoring ordnet sie nach Passung ein, damit die aussichtsreichen Kontakte zuerst bearbeitet werden.
• A scoring step ranks them by fit, so the most promising contacts get worked first.
• Danach werden sie ins CRM geroutet, an die passende Person und mit dem passenden Status.
• They are then routed into the CRM, to the right person and with the right status.

Die Reporting-StreckeThe reporting path

• Kampagnendaten aus den Werbeplattformen fließen in die interne Datenbank statt in Tabellenexporte.
• Campaign data from the advertising platforms flows into the internal database instead of spreadsheet exports.
• Dort werden sie zu KPI-Reportings verdichtet, die immer gleich aufgebaut sind und deshalb vergleichbar bleiben.
• There it is condensed into KPI reportings that always follow the same structure and therefore stay comparable.
• Abweichungen fallen dabei auf, weil sie gegen den eigenen Verlauf geprüft werden und nicht gegen ein Bauchgefühl.
• Deviations stand out because they are checked against the account's own history rather than against a gut feeling.

Datenqualität als DauerarbeitData quality as ongoing work

Der unsichtbarste und in Summe wertvollste Teil. Eine Datenbank verfällt nicht auf einmal, sondern zeilenweise: ein Feld, das jemand anders befüllt hat, ein Zustand, der nach einem Abbruch offen blieb, dieselbe Person zweimal unter zwei Mailadressen. Automatisierungen verstärken solche Fehler, weil sie sie zuverlässig weitertragen.

The least visible and, in sum, most valuable part. A database does not decay all at once but row by row: a field someone else filled in differently, a state left open after an abort, the same person twice under two email addresses. Automations amplify errors like these, because they carry them onward reliably.

• Gültigkeit wird beim Schreiben geprüft, nicht beim Lesen. Was einmal falsch in der Datenbank steht, steht in jedem Reporting darüber falsch.
• Validity is checked on write, not on read. Whatever sits wrongly in the database once sits wrongly in every reporting built on top of it.
• Dubletten werden an der Eingangsstelle erkannt, weil ein zweiter Datensatz später zwei Verläufe erzeugt, die beide unvollständig sind.
• Duplicates are caught at the entry point, because a second record later produces two histories, both incomplete.
• Jeder Datensatz trägt, woher er kommt. Ohne Herkunft ist eine widersprüchliche Zahl nicht auflösbar, mit Herkunft ist sie eine Frage von Minuten.
• Every record carries where it came from. Without provenance a contradictory figure cannot be resolved; with it, resolving it is a matter of minutes.

Wo LLM-Schritte sitzenWhere LLM steps sit

Sprachmodelle übernehmen die Stellen, an denen es um Klassifizierung und Textbausteine geht: eine Anfrage einem Thema zuordnen, eine Freitextantwort in eine saubere Kategorie überführen, einen Standardtext auf einen Fall zuschneiden. Alles, was eine feste Regel besser kann, bleibt eine feste Regel. Ein Modell dort einzusetzen, wo eine Bedingung reicht, macht die Strecke nur teurer und unvorhersehbarer.

Language models handle the points that involve classification and text building blocks: assigning an enquiry to a topic, turning a free-text answer into a clean category, tailoring a standard text to a specific case. Anything a fixed rule does better stays a fixed rule. Putting a model where a condition would do only makes the path more expensive and less predictable.

Der größte Effekt ist nicht die gesparte Zeit, sondern die Gleichförmigkeit. Ein automatisierter Prozess macht bei Kunde 1 dasselbe wie bei Kunde 30 und am Freitagabend dasselbe wie am Montagmorgen. Damit werden Zahlen über Kunden und Zeiträume hinweg überhaupt erst vergleichbar, und genau darauf baut jede Optimierung auf.

The biggest effect is not the time saved but the consistency. An automated process does the same thing for client 1 as for client 30, and the same thing on a Friday evening as on a Monday morning. That is what makes numbers comparable across clients and periods in the first place, and every optimization builds on exactly that.

Ein Automat ohne Fehlerpfad ist kein AutomatAn automation without an error path is not an automation

Die erste Fassung eines Szenarios funktioniert immer. Interessant wird es beim zweiten Durchlauf mit unvollständigen Daten, bei der API, die kurz nicht antwortet, beim Datensatz, den es schon gibt. Der Aufwand steckt nicht im Glücksfall, sondern in den Randfällen: Wiederholbarkeit, saubere Zustände, und die Frage, was passieren soll, wenn etwas schiefgeht.

The first version of a scenario always works. It gets interesting on the second run with incomplete data, with the API that briefly stops responding, with the record that already exists. The effort sits not in the happy path but in the edge cases: repeatability, clean states, and the question of what should happen when something breaks.

Alles aus einem fremden System ist Eingabe, nie AnweisungAnything from an external system is input, never instruction

Sobald ein LLM-Schritt Text verarbeitet, den jemand anderes geschrieben hat, ist dieser Text Daten und keine Anweisung. Diese Haltung habe ich nicht aus der Praxis, sondern aus dem Master-Projekt zu Prompt Injection, und sie hat die Art verändert, wie ich Automatisierungen baue.

As soon as an LLM step processes text somebody else wrote, that text is data and not an instruction. I did not learn that on the job but in the master's project on prompt injection, and it changed the way I build automations.

Gebaut ist die Hälfte, betrieben ist die andereBuilding it is half the job, running it is the other

Ein Szenario, das läuft, ist nicht fertig. Plattformen ändern Feldnamen, Kontingente laufen aus, ein Formular bekommt ein zusätzliches Feld, und die Strecke bricht an einer Stelle, die beim Bauen niemand angesehen hat. Wichtig ist deshalb weniger, dass nichts schiefgeht, als dass es auffällt, wenn etwas schiefgeht: ein Fehlerpfad, der meldet statt still zu schlucken, und ein Zustand, der sich nach der Behebung ohne Doppelbuchung nachholen lässt.

A scenario that runs is not finished. Platforms rename fields, quotas expire, a form gains an extra field, and the path breaks at a point nobody looked at while building it. What matters is less that nothing goes wrong than that it becomes visible when something does: an error path that reports instead of swallowing silently, and a state that can be caught up after the fix without double-booking.

Der Mensch bleibt an der EntscheidungThe human stays on the decision

Automatisiert wird das Zusammentragen, Sortieren und Vorbereiten. Die Entscheidung, ob ein Lead angerufen oder ein Budget verschoben wird, bleibt bei Menschen. Das ist keine Vorsichtsmaßnahme, sondern der Punkt der ganzen Übung: Die gesparte Zeit soll in Urteilsvermögen fließen und nicht durch automatisierte Fehlentscheidungen wieder aufgefressen werden.

What gets automated is the gathering, sorting and preparing. The decision whether to call a lead or shift a budget stays with people. That is not a precaution but the whole point of the exercise: the time saved should flow into judgment, not be eaten up again by automated bad calls.

Die Projekte hängen stärker zusammen, als die Kacheln auf der Startseite vermuten lassen. Hier stehen alle anderen, sortiert nach Nähe zu diesem Projekt:

These projects connect more tightly than the tiles on the home page suggest. Here are all the others, sorted by how closely they relate to this one: